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設計一門好生意 - 台灣 Business Models Inc - BMI方略

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歡迎來到策略戰情室

2 12 月, 2016 by Erik van der Pluijm

艾瑞克.范德普雷真

長久以來,設計師的工作方式,都是視覺化的,他們將設計、圖表、參考資料展示在工作環境的牆壁上。這種方式讓設計師和他們的團隊,可以很容易抓到專案的精隨,檢視整體架構,且可不斷連結新觀點。其實,你也可以和他們一樣!

戰情室

今日,像 Scrum 這樣的技術已經把牆壁空間納入運用範圍,以凝聚團隊、提升合作效率。但相較於使用戰情室進行視覺化的工作模式,以提升你和團隊的協同合作,Scrum 牆就差得遠了。

視覺化的工作方式,讓你可以充分運用視覺系統中的所有腦力來處理工作,不僅限於工作記憶中能保留的7 +/- 2個項目而已。人腦具有龐大的視覺和空間記憶,只要運用牆壁空間和標誌,要在腦中追蹤和組織大量資訊就變得非常容易。這是書面表單和筆記永遠達不到的效果。使用書面表單,你必須主動將資訊保留在短期記憶中,但這其實是記憶中最弱的部分。

畫個圖講得更清楚(Visual Meetings)
David Sibbet 著

視覺思考理論的倡議者,如 David Sibbet,長期以來致力於開發圖像模板和發展視覺化的工作模式,以運用於工作坊和會議中,進而讓視覺引導在這些場合產生巨大的影響。

戰情室範本
從工具箱取得範本

我們在《設計一門好生意》一書中所呈現的工具,能夠將視覺思考和視覺引導的力量,注入團隊日常工作流程。除了書中介紹的這些,還有更多其他(或非制式規格)的工具圖可以使用!

設置戰情室的優點

開啟你對戰情室的想像
Pinterest 上的戰情室

  • 減少(不必要的)會議次數──資料都在寫牆上
  • 更容易檢視整體,更好的團隊溝通
  • 團隊新成員更快上手,主管更容易更新進度
  • 更好的呈現(避免錯誤的資訊)
  • 支持整個設計的過程,納入新的連結和新的問題
  • 更多靈感、專案工作更有趣

你需要什麼

Google 創投戰情室
Google 創投告訴你如何設立你的戰情室

要打造一間好的戰情室,務必準備這幾樣東西:

  • 位於空間中央、維持可見度,要好玩又趣味!
  • 要有牆壁空間,才能把東西貼到牆上
  • 彩色便利貼、膠帶、水性白板筆
  • 白板
  • 移動式家具
  • 彩色印表機
  • 可以拍照紀錄的照相機
  • 音樂
團隊文化

最重要的是,你需要一個願意接受這種工作方式的團隊。從小規模開始,找出倡議者,並先使用明確的元素(比方專案規劃),一步步改變團隊。務必讓戰情室定期持續進行,同時要指派負責維護管理的人員。沒有什麼比戰情室漸漸被遺忘、牆上的貼紙像蒼蠅一樣掉落更糟糕了。一旦你的團隊開始將這種模式納入平日的工作流程,你就會看見成果:無用的會議更少、溝通更好、產出的成果也更棒了。

打造你的戰情室 – 平面訊息設計(INFORMATION DESIGN)

除了足夠的空間,戰情室的內容配置也很重要。牆面上必須呈現的資訊分四大類型:

  1. 你的觀點:你的專案核心為何?你目前的設計準則和願景是什麼?你相信什麼?為什麼要做這個專案? – 在顯眼的位置,為上述內容保留約 10% 的空間。可以使用的工具圖:大膽行動願景圖(5 Bold Steps Vision)、設計準則(Design Criteria)、情緒板(moodboards)和設計規範(style guides)
  2. 為投入專案準備的資訊:情緒板、參考資料、研究、一些人事物相關的現狀資料,比方顧客旅程 – 要為上述預留 25% 的牆面空間。在專案進行過程中,有些內容不會改變,有些會。在這裡可以找到為你帶來靈感的素材、參考資料、研究資料、顧客旅程圖(Customer Journeys)、使用者肖像圖(Personas)、經營環境分析圖(Context Maps)。
  3. 關於實際上正進行、製作之事物的訊息。把這些訊息放在牆上,有助於其他人瞭解現狀和進行討論,同時讓回顧、檢視變得更加容易,你只需要追蹤張貼訊息的狀態 – 請至少保留 35% 的空間,因為這是最常更動的區塊。你可以在這裡看到原型、實驗圖(Experiment Canvases)、設計圖、草圖、其他圖表。
  4. 與專案執行相關的訊息(專案規劃、專案發展藍圖、團隊角色、Scrum板、行程表等) – 請在觸手可及的位置預留約 10-20% 的牆面空間。這裡會有 Scrum 板、假設驗證圖(Validation Canvases)、最高風險假設圖(Riskiest Assumption Canvas)和專案發展藍圖(roadmaps)。
  5. 另外,還要保留一個暫停區。你永遠需要一個區塊,讓非結構化的事物和混亂在此生長,可以把新點子暫時存放在這裡,或者團隊成員也能將笑話或口號擺在這裡;非結構化的空間總能讓新點子孕育而生。
DBB War Room
戰情室的觀點區 – 這裡是我們創作這本書的阿姆斯特丹洞穴

讓戰情室變得易於瀏覽

第一次走進戰情室,你可能會感到十分震撼。一面面貼滿的便利貼和影印紙的牆,遠遠看上去都一個樣;為了不要那麼令人望而生畏,你應該要讓戰情室容易瀏覽、理解。

建立層次結構

首先,你需要營造視覺優先順序;如此一來,戰情室的哪一部分有哪些資訊,遠遠的就能一目瞭然。

你可以這樣做:

  • 位置:可依位置的可及性及顯著性分配戰情室的空間配置,重要的資訊應該要立即可見。
  • 大小:重要的資訊,比方你的觀點,應該要巨大而且顯眼。
  • 標籤和圖示 – 寫大字或圖示輔助
  • 顏色:相同顏色的東西放在一起──用顏色區分專案的不同面向,可以呈現出專案的狀態。
  • 邊界:比方用彩色膠帶框出邊界,以分隔不同群組
  • 標誌:利用海報,或房間原本就有的(例如:飲水機、沙發等)一些獨特、容易識別的元素,來區分有相同性質的事物。

依使用目的做安排

來看看 Google 的戰情室
點此觀看 Google 的戰情室

需要考慮的第二件事,就是戰情室裡所有物品的使用目的。會一起使用的東西就放在一塊;使用頻率高的(比方專案規劃或設計圖)就放在容易取得的地方;不要把 Scrum 板放在角落,因為整個團隊都要用到它;也不要隱藏你的核心觀點元素。

管理你的戰情室

指派一個人擔任戰情室的管理人。他並非唯一可以決定牆上要放什麼(這取決於整個團隊)的人,而是要求團隊成員要能夠安排、說明牆上的資訊,同時要定期巡視並將該被刪除資料標記出來;他也負責定期拍下戰情室照片,讓資料可以被存檔、分享以方便追蹤。

不(真的)是用來歸檔的資料庫

將不再需要的東西移除。設置戰情室的重點不是追蹤專案的全部階段,一旦資訊過時或不再相關,就將它取下吧。

設計戰情室的妙招

  • 空間駭客:巧妙運用能見度高但未被有效利用的辦公空間(比方咖啡機周圍?),來展示團隊正在進行的內容。
  • 迷你戰情室:沒有空間可以用的時候,就從辦公室的門開始吧!
  • 敏感素材:研究敏感素材也可以使用戰情室。你可以鎖上房間,或者找東西遮住牆壁,以掩蓋必須隱藏的資訊。
  • 3D 戰情室:擺脫牆面,改用 3D 素材,比方樂高認真玩(Lego Serious Play)、遊戲板或模型
  • 線上工作:Mural.ly是很棒的工具,讓你可以在網路上,和不同團隊的成員在同一面大牆上共事。

保護環境

當然,這都需要大量的紙,所以必須要能靈活處理紙張的印刷和回收!

從工具箱取得《設計一門好生意》戰情室範本!

分類: 設計, 部落格

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By Erik van der Pluijm

艾瑞克.范德普雷真
- 設計師

Erik 是 Thirty-X創辦人與創意總監。喜歡將複雜的事物簡單化,找出其中隱藏的結構。擅長運用他在藝術與設計、人工智慧、電腦遊戲、新創企業的豐富經驗,將設計、編碼及策略做完美的結合。

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